Come selezionare la miglior offerta nel catalogo MePA

Se dobbiamo eseguire sul MePA, il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, una classica gara, ossia una procedura negoziata previa consultazione di almeno cinque operatori economici (art. 36 c.2 lett. b del Codice dei Contratti Pubblici), allora la Richiesta di Offerta (RdO) è certamente l’unica soluzione.

Ma attenzione, in base ai dati dell’Osservatorio MePA di Porzio and Partners, il 98% delle Richieste di Offerta (RdO) lanciate sul Mepa ha valore inferiore a 40mila euro, fascia di spesa per cui un Ente è legittimato, previo rispetto dei principi di trasparenza e rotazione, ad eseguire un affidamento diretto (articolo 36, comma 2, lettera a, del Codice), stipulando il contratto anche consultando un solo Fornitore.

In questo caso (affidamento diretto), c’è una soluzione molto rapida ed economica per selezionare le offerte in base ai requisiti minimi che abbiamo stabilito: confrontare le Offerte già presenti nel Catalogo del Mepa e inviare un Ordine Diretto al Fornitore che ha presentato la proposta migliore.

Sul MePA ci sono oltre 8 milioni di Offerte, tutte sottoscritte con la firma digitale e vincolanti per i Fornitori che le hanno pubblicate nel Catalogo. Non sono vecchie e abbandonate come si potrebbe erroneamente credere vista la numerosità, ma sono continuamente sottoposte a rilanci poiché ogni Fornitore vede le Offerte dei concorrenti e può aggiornare e migliorare le proprie tutte le volte che lo ritiene opportuno.

Per individuare le modalità operative maggiormente legittime ed efficaci per confrontare Offerte omogenee che rispettino i nostri specifici fabbisogni e caratteristiche tecniche minime, è utile tenere a mente due aspetti essenziali:

1) per molte Categorie di servizi non esiste un Catalogo sul MePA,

2) la ricerca e il confronto di Offerte di Catalogo ha senso e può dare dei risultati quando cerchiamo un bene o un servizio con delle caratteristiche standardizzate, certo non la fornitura di prodotti complessi né un servizio da progettare o da prezzare ad hoc per noi.

Prima fase: la ricerca

Immaginiamo per esempio di avere la necessità di acquistare 15 monitor LCD con delle caratteristiche tecniche minime, come la dimensione di almeno 20 pollici. Inseriamo le nostre credenziali da Punto Ordinante o da Punto Istruttore, e in alto a destra del nostro cruscotto MePA leggiamo “cerca nel portale”. Lo strumento di ricerca è molto potente, perché va a individuare tutte le Offerte di Catalogo presenti sul MePA che contengono nella descrizione tutte le esatte parole che stiamo cercando. Tuttavia, se scrivessimo “monitor 20 pollici”, ad esempio, avremmo sì una cinquantina di Offerte risultanti, ma escluderemmo tutte quelle Offerte rispondenti ai nostri requisiti minimi che non compaiono solo perché il fornitore ha deciso di scrivere “schermo” anziché “monitor”, o ha inserito la dimensione del monitor “20 pollici” nelle caratteristiche tecniche e non nel nome dell’Offerta.

Il nostro obiettivo, però, è trovare la migliore offerta per un monitor 20 pollici presente sul MePA, analizzando tutte quelle presenti. Per farlo, è sconsigliabile usare la sezione “Catalogo” ma è più rapido ed efficace partire dalla sezione “Iniziative – Mercato Elettronico”. Nella pagina dedicata al Bando “Beni” troviamo il pulsante “Vai al catalogo”. Selezionandolo, il portale apre una nuova finestra “Tipologia Prodotti” con tutte le Schede di Catalogo presenti per le forniture di beni. Qui cerchiamo “monitor” e troviamo la Scheda “Monitor a colori” che ci permette di vedere tutte le Offerte di Catalogo pubblicate dai fornitori abilitati al MePA per la fornitura di monitor, addirittura a colori! Chissà se nel 2000 quando è nato il MePA esisteva anche “Monitor in bianco e nero”.

Risultato della ricerca sono 51,974 offerte, che vanno dal prezzo di 0,1 euro fino a 10.320.500.000.000.000, ossia 10 milioni e trecentoventimilaciquecento miliardi di Euro.

Come confrontare le offerte su MePA

Per fortuna non dobbiamo valutarle tutte come in una gara (consulta anche la Guida su come lanciare un gara sul mePA), ma i filtri che mette a disposizione il nuovo portale purtroppo sono ancora meno efficaci di quelli che erano presenti nel vecchio. Non c’è infatti la possibilità di confrontare le caratteristiche tecniche delle offerte, che possono essere esaminate solo aprendole singolarmente. Non c’è neanche il filtro per area di consegna. Peccato, migliorare il confronto nel catalogo era uno degli obiettivi del nuovo portale.

Possiamo usare la funzionalità “Esporta i risultati”, che permette di scaricare un file Excel con tutte le Offerte risultanti e le relative caratteristiche tecniche, ma è possibile utilizzarla solo quando i risultati sono inferiori a 10mila. Questo ci strappa finalmente un sorriso sincero, perché il limite che ha avuto per oltre 15 anni il vecchio portale era fissato a sole 2mila righe di Catalogo, ed era doveroso aumentarlo. Ma quando fu posto il limite di 2.000 righe il catalogo contava solo 300mila offerte, oggi invece che ce ne sono 8 milioni, il limite in proporzione dovrebbe essere pari ad almeno 50mila.

Dobbiamo quindi ridurre i risultati ad un numero inferiore a 10mila, e ci rendiamo conto subito che le prime Offerte che il portale ci mostra, ossia quelle dal valore economico più basso, sarebbero sicuramente da escludere, perché non c’entrano nulla con i monitor (sono pile, accessori di alimentazione e altro ancora).

Escludere le offerte non pertinenti

Utilizziamo il filtro per prezzo, eliminiamo le offerte inferiori a 10 euro e superiori a 70, sapendo che se non dovessimo trovare risultati soddisfacenti, potremmo passare ad una fascia di prezzo superiore. Allo stesso tempo riteniamo che le Offerte con un prezzo inferiore, che include la spedizione, certamente non sarebbero congrue.

Non c’è un pulsante “applica filtro” e l’unica maniera per renderlo operativo è premere “invio” sulla tastiera una volta che abbiamo scritto le due fasce di prezzo: 1.348 risultati, partendo da oltre 50mila, non male.

Scarichiamo quindi il file in formato Excel xls tramite “Esporta i risultati” e possiamo facilmente filtrare le offerte per caratteristiche tecniche. Andiamo alla caratteristica “Dimensione dello schermo (pollici)” e selezioniamo solo i monitor che hanno un numero di pollici superiore o uguale a 20, escludendo anche tutti i monitor con un numero irrealistico oppure quelle che hanno lasciato il campo vuoto, o ancora con la scritta “N/A”, che evidentemente saranno offerte riferite ad altro, non a monitor. Purtroppo i dati numerici sono memorizzati da Consip come testo, pertanto non possono funzionare i filtri che selezionano valori maggiori di un certo valore, ma in pochi minuti il problema si riesce ad aggirare.

Selezioniamo anche le altre caratteristiche tecniche minime del monitor oggetto di acquisto, ad esempio il formato in 16:9, e una risoluzione dello schermo minima di 1600×900 pixel. Arriviamo così a sole 67 offerte.

La selezione dell'offerta migliore

A questo punto, pensiamo di aver terminato la ricerca delle Offerte che rispettano i nostri requisiti minimi e andiamo a vedere quali sono esattamente i monitor oggetto di Offerta e se hanno un “lotto minimo” di più pezzi, a conferma che nel confronto delle offerte abbiamo tenuto conto anche dei quantitativi che consentono di ottenere prezzi migliorativi. La prima offerta valida per le caratteristiche che abbiamo indicato è a 62,29 euro, mentre le altre cinque più economiche riguardavano per lo più monitor usati-ricondizionati o accessori.

Può sembrare noioso le prime volte, ma il risultato è straordinario. Cercando fra oltre 50mila offerte, abbiamo trovato la più economica tra quelle che soddisfano le caratteristiche tecniche minime desiderate.

Conclusioni

La necessità di scartare tante offerte a prezzo molto basso non congrue o non attinenti monitor ci ricorda la criticità maggiore del Catalogo MePA: Consip non verifica la correttezza delle Offerte pubblicate e la loro rispondenza ai requisiti minimi del prodotto a cui fanno riferimento, se non eventualmente a campione. Ma questo non ci deve scoraggiare, perché abbiamo visto come tramite il file in formato Excel potremo confrontarle tutte velocemente ed escludere quelle non idonee.

È importante prendere confidenza con questo metodo di ricerca, perché la consultazione del Catalogo è anche una efficace indagine di mercato con cui possiamo individuare i fornitori da invitare ad una gara. Ci auguriamo che Consip migliori presto il portale per permettere una ricerca più facile e soprattutto per non trovare più offerte di catalogo illegittime, ma nel frattempo non possiamo ignorare che un metodo efficace già esiste e bisogna esercitarsi il più possibile ad usarlo.