Fare una gara sul nuovo MePA, ecco i dettagli (e le insidie) a cui fare attenzione

La seconda parte della guida per approcciare la nuova operatività del MePA. Persiste qualche insidia e qualche incongruenza: non tutto quello che il portale consente di fare è legittimo. Per questo occorre che le nuove evoluzioni del portale Consip portino ancora più semplificazioni

Durante i nostri corsi di formazione constatiamo quotidianamente dagli Enti Pubblici che le perplessità maggiori sul MePA riguardano la creazione di una RdO fino al lancio.

I dubbi sono comprensibili, soprattutto per chi conosce bene la normativa sugli appalti pubblici. il Portale, se ha il pregio di permettere la massima flessibilità delle procedure, consente di impostare e modificare molti parametri che alle volte peccano per l’uso di termini informatici anziché giuridici.

Nella prima parte della guida abbiamo affrontato le criticità tecniche e normative per l’individuazione della corretta categoria e della corretta Scheda di RdO da inserire nel Carrello.

Come evitare possibili insidie del portale

Inizializzando la RdO ci troviamo nella pagina del primo passo di creazione della gara; la grafica e l'operatività tornano quelle del vecchio portale, con tutti i suoi difetti, ma almeno la conosciamo bene. Anzi, 203.200 utenti hanno impiegato sette anni per capire come funzionava, perché cambiare? Ogni passo ha le sue insidie, vediamo come evitarle e continuiamo la nostra avventura.

Iniziamo subito con una notizia forte, perché se selezioniamo "Invita tutti" scopriremmo dopo il lancio della gara, o forse mai, che in realtà non stiamo invitando nessuno, perché non viene inoltrato l'invito a nessuna ditta. La gara verrebbe pubblicata su MePA e tutti i fornitori che chiedono l’abilitazione alla Categoria di riferimento potrebbero partecipare. Insomma, senza che il Portale lo espliciti chiaramente, questa scelta porta ad una possibile procedura negoziata (art. 36 del Codice) o ad una procedura aperta (art. 60 del Codice).

Nella stessa pagina, non sottovalutiamo il nome da dover dare alla gara: per i fornitori non è semplice individuare una gara di proprio interesse e la denominazione della RdO è bene che contenga in maniera chiara l’oggetto dell’appalto, altrimenti potrebbe difettare di trasparenza. Evitiamo quindi di scrivere nel nome della gara solo codici come il numero della RdO, della determina, o del protocollo interno all’Ente. Quelle informazioni, se necessarie, possono essere esplicitate dentro i documenti che alleghiamo.

Sempre nel primo passo leggiamo altre didascalie opinabili. Infatti selezionare "Valori al ribasso" vuol dire chiedere nell’Offerta Economica un prezzo in euro (€) anziché un ribasso, "Percentuali al rialzo" vuol dire chiedere nell’Offerta Economica un ribasso sulla base d'asta. Tutto chiaro, per gli informatici, ma gli Enti parlano un’altra lingua.

il Portale con un apprezzabile tentativo cerca di spiegarci per sillogismi il significato delle didascalie, scrivendo che nel caso in cui abbiamo selezionato “valori al ribasso”, il campo Prezzo non potrà essere eliminato dalla Scheda tecnica degli oggetti di fornitura. Ci sembra un errore che in una scheda “tecnica” esista il valore economico “prezzo”, ma scopriremo nei passi successivi che è proprio così. Ai giuristi insegnano sin da bambini che in un documento di offerta tecnica non si devono mai mettere informazioni sui prezzi. Forse sarebbe stato meglio chiamarla più genericamente “Scheda di offerta”; non vorremmo diventare troppo puntigliosi, ma sappiamo anche quanto è importante in una gara la separazione tra le caratteristiche tecniche e quelle economiche. “Le parole sono importanti” diceva una volta Nanni Moretti...

Nel passo successivo si chiede il Codice Identificativo Gara (CIG), che il Responsabile del Procedimento è tenuto ad esplicitare nella pubblicazione di una gara, ma non risulta come campo obbligatorio, perché in rare evenienze può essere omesso. Nessun problema, lo sappiamo e ci ricordiamo di indicare il codice CIG di cui siamo già in possesso.

Andiamo avanti e ci troviamo di fronte la “Scheda tecnica” riferita all’Oggetto della fornitura. In maniera predefinita il sistema inserisce nella “Descrizione” il nome della Scheda di RdO di partenza, permettendoci di modificarla. Un utente difficilmente può intuire che, modificando la “Descrizione”, la conseguenza è quella di cancellare dalla RdO il nome della “Scheda tecnica” a partire dalla quale è stata creata la gara, e con essa i relativi requisiti descritti nel Capitolato Tecnico della Categoria, rendendo ambigui i requisiti minimi con possibili conseguenze negative sulla qualità dell’appalto. Noi quindi, per non rischiare, non la modifichiamo mai. Ma l’Osservatorio MePA di Porzio & Partners ci dice che nella metà delle RdO questo nome viene cambiato.

Nella stessa pagina ci ricordiamo, magari perché l’abbiamo sentito ad un corso, che dobbiamo verificare e configurare i dettagli e i campi presenti in questa Scheda, cliccando su “Modifica”, perché costituiscono formalmente requisiti del bene/servizio richiesto, e dovranno obbligatoriamente essere compilati dal Fornitore concorrente per rispondere alla RdO.

Basta dare uno sguardo alle RdO aperte pubblicate nel MePA, per trovare tante gare in cui sono allegati dei Capitolati Tecnici con dei requisiti, e contemporaneamente sono indicati nella Scheda tecnica dei requisiti che, nel migliore dei casi, non centrano nulla con la gara e provocano solo qualche richiesta di chiarimento dei fornitori invitati. Evitiamo sempre questa incongruenza, perché rende ambigui i requisiti della gara e le Offerte firmate digitalmente dei concorrenti.

Nel caso della Scheda di RdO dei servizi di pulizia siamo fortunati, la Scheda Tecnica è di fatto vuota, perché c’è solamente il campo che non ti aspetti: il valore economico! In questo caso possiamo quindi non configurare la scheda tecnica e scrivere tutti i requisiti del servizio richiesto nei documenti che alleghiamo alla RdO.

L'invito dei fornitori e le date

Il prossimo passo è l'invito dei fornitori. La grande novità di Consip, con nuove e innovative funzionalità. Siamo schietti: meglio arrivare a questo passo già in possesso della lista dei fornitori da invitare, dato che il Codice degli Appalti prevede esplicitamente la possibilità di eseguire indagini di mercato e manifestazioni di interesse prima di lanciare la gara, mentre non cita la possibilità di utilizzare i filtri del MePA, che possiedono, per di più, dei vizi oggettivi.

Le “Aree merceologiche di interesse”, ossia le aree ove ogni Impresa può aver manifestato il proprio interesse ad un determinato settore, indipendentemente dalla abilitazione che resta valida per l’intera Categoria merceologica, sono erroneamente chiamate “aree merceologiche in cui l’Impresa deve aver conseguito le proprie abilitazioni per poter partecipare alla RdO”, e di conseguenza un criterio facoltativo per eseguire indagini di mercato basato su manifestazione di interesse è erroneamente presentato come un requisito obbligatorio per invitare le Imprese alle gare.

La “Area territoriale di interesse”, criterio pienamente legittimo per invitare le Imprese sulla base di manifestazione di interesse, è erroneamente chiamato “Sede di affari impresa”. Dunque un criterio legittimo è erroneamente chiamato con il nome di uno illegittimo, nel caso di specie l’ubicazione della sede dell’Impresa.

Purtroppo anche l'utilizzo di questi due filtri, legittimi perché basati su manifestazioni di interesse fatte dai fornitori, porta comunque ad un elenco di migliaia di imprese. Tali filtri non risultano quindi efficaci ad arrivare ad un elenco ristretto di fornitori da poter invitare.

Ma oltre ai criteri legittimi chiamati in modo da sembrare illegittimi, sono proposti anche criteri palesemente illegittimi come la scelta per “Sede legale”, con la timida avvertenza che l’uso “potrebbe essere lesiva dei principi di non discriminazione”.

Inoltre, la funzione “SORTEGGIA” non è adeguatamente spiegata. La funzione è accompagnata dalla dicitura “per i dettagli visita la sezione Supporto". Visitando la sezione “Supporto” si trova scritto “per i dettagli consulta l’Help contestuale in alto destra”. Ma “l’Help contestuale in alto a destra” non è disponibile nel Portale. L’unica didascalia spiega che “l'algoritmo previsto dal MEPA conferisce maggiori probabilità di selezione alle imprese che negli ultimi 12 mesi hanno ricevuto meno inviti alle RDO MEPA”. I più attenti a questo punto capiscono che non si tratta di un “sorteggio” bensì di un “criterio di rotazione”, con buona pace della trasparenza e anche della legittimità, una volta chiarito come è effettuata questa rotazione.

Questo criterio non ci rassicura molto, perché inviteremmo con più probabilità i fornitori meno scelti dagli Enti Pubblici. Inoltre le Categorie e le Aree merceologiche di interesse sono spesso così ampie che si rischia seriamente di sorteggiare Imprese non interessate a rispondere alla gara e che la gara vada deserta. Non si fa inoltre riferimento al valore economico della gara, pertanto chi è stato invitato a gare di modesto valore economico non ha possibilità di essere invitato a gare più importanti.

Tornando al nostro esempio, immaginiamo di avere già i nomi dei fornitori a seguito di una richiesta di manifestazione di interesse espletata anche esternamente al MePA e li aggiungiamo correttamente nei fornitori inviati, cercandoli per partita IVA.

Dulcis in fundo, arriviamo alle scadenze da fissare per la nostra gara. Il portale ci chiede di inserire per ogni scadenza anno, mese, giorno, ora e minuti in campi tutti diversi e compilabili con menù "a tendina". 20 anni fa era il massimo che si poteva avere; oggi siamo in un'era in cui tutti i siti web, anche quelli creati con software gratuiti, l'utente può selezionare la data da un calendario facilmente sfogliabile. Quindi, col vecchio calendario cartaceo alla mano per evitare di scegliere date festive o inesistenti, scegliamo le varie scadenza. Ma siamo certi che Consip lo migliorerà.

Notiamo che il Portale sembra non darci alcun limite per la durata della gara, né consiglia l'utente sui tempi giusti da rispettare secondo normativa. Provando ad impostare la scadenza della gara tra 20 minuti, e il Portale ci fa proseguire tranquillamente. Ma non è quello che vogliamo: tutti i possibili concorrenti devono avere il tempo necessario per studiare la gara e rispondere, quindi torniamo ad impostare una scadenza ragionevole, come da normativa.

Infine, dopo aver allegato e richiesto i documenti necessari possiamo pubblicare la gara, speranzosi di non aver commesso errori di cui saremmo gli unici responsabili, secondo la disciplina del MePA.

Fiducia nelle nuove evoluzioni del portale

La nostra "avventura" descrive un'analisi non esaustiva delle insidie che deve superare un Ente Pubblico nel lancio di una gara sul MePA. Ogni volta che forniamo assistenza o formazione agli Enti ci rendiamo conto che ogni tipo di procedura, di merceologia e di regolamento interno ha le sue peculiarità e disciplina specifica che bisogna recepire nella formulazione della RdO, sfruttando la flessibilità (talvolta eccessiva) che il MePA offre.

Tuttavia capiamo che sono così tanti gli adempimenti da rispettare per i dipendenti e dirigenti pubblici, che molti sono portati a credere che tutto quello che il Portale consente di fare sia legittimo. Purtroppo come abbiamo visto non è così.

Ci saranno sicuramente nuove evoluzioni del portale Consip nel prossimo futuro proprio nella fase di creazione e predisposizione delle gare su MePA. Siamo fiduciosi che portino ancora di più alla semplificazione dei processi di acquisto.